Политика деловых поездок (англ. travel policy) представляет собой определенный свод норм и правил, которые должны быть учтены при организации командировок сотрудников компании, в которой эти правила были утверждены. Для каждой компании разрабатываются свои правила, исходя из структуры и численности персонала и типа заказываемых услуг. 

Политика деловых поездок, как правило, преследует следующие основные цели:

— Уменьшение затрат на деловые поездки и мероприятия.

— Эффективное планирование времени, затрачиваемого на организацию командировок.

— Сокращение организационных рисков и ошибок, связанных с человеческим фактором.

— Регламентация процедуры организации деловых поездок (заказа услуг).

Для достижения этих целей при составлении политики деловых поездок необходимо учитывать целый ряд аспектов, самые важные из которых:

1.      Процедура бронирования.

2.      Затраты.

3.      Отчетность.

 

Заказ услуг является важным моментом при организации любой деловой поездки или мероприятия. Сотрудники, отвечающие за заявки, должны четко понимать, где и как осуществить бронирование, как отменить или изменить заказ, с кем связаться в случае возникновения каких-либо вопросов. Кроме того, сотрудники компании должны иметь четкое представление о способах и условиях оплаты, а также о рисках и штрафных санкциях, которых могут иметь место в случае несвоевременной отмены заказа. 

Для многих компаний сокращение затрат и оптимизация бюджетов деловых поездок является ключевым аспектом, поэтому важно правильно определить критерии выбора класса обслуживания при переездах (пассажирские авиаперевозки, железнодорожное сообщение, аренда автотранспорта), критерии выбора класса гостиницы, а также правильно регламентировать затраты на соответствующие услуги. При определении лимитов важно учитывать как категорию сотрудников, для которой прописывается то или иное правило, так и характер поездки (например, стоимость авиабилета будет зависеть не только от класса обслуживания, но и от длительности перелета).

Современные механизмы контроля бюджетов деловых поездок позволяют четко увидеть, куда и как тратятся деньги в вашей компании. Вы можете легко проследить, сколько поездок совершил конкретный сотрудник организации за определенный промежуток времени, сколько денег было выделено на его командировку. Отчетность позволяет провести анализ и сделать соответствующие поправки в политике деловых поездок в случае необходимости.

Консультанты нашей компании готовы оказать помощь в составлении политики деловых поездок нашим клиентам.