Роль коммуникаций в тревел-политике
Наличие в компании тревел-политики, безусловно, очень важное условие для управления многочисленными поездками сотрудников и оптимизации расходов на деловые путешествия. Однако даже такой полезный инструмент не поможет достичь успеха, если коммуникация между путешественниками и организаторами налажена недостаточно хорошо. Кроме того, от успешного взаимодействия тревел-менеджера с сотрудниками зависит и безопасность последних в поездках. Таким образом, налаживание эффективных коммуникаций – первоочередная задача тревел-менеджера.
Казалось бы, при современном развитии технологий нет ничего проще, чем связаться с любым человеком в любой момент, но хаотические контакты, как правило, лишь запутывают ситуацию, отнимают силы и время. Для начала необходимо проанализировать уже существующие способы связи между сотрудниками. При всем многообразии, в любой компании присутствует лишь определенный их набор, который зависит от среднего возраста сотрудников, степени их технической осведомленности, культурных особенностей, корпоративных традиций. Поэтому было бы ошибкой действовать директивно, насаждая неудобные каналы связи, гораздо проще и дальновиднее выделить наиболее эффективные из тех, что используются, и уделить внимание им. Не стоит забывать, что налаживание обратной связи — не самоцель.Главная цель – максимально эффективное исполнение тревел-политики, а для этого нужны не только технические возможности, но и личные качества менеджера.
Рассмотрим каналы коммуникации, эффективные в работе тревел-менеджера. Прежде всего, это:
· Корпоративныйсайт, интранет, корпоративная газета. Все эти каналы вместе или каждый по отдельности можно использовать для донесения основных положений тревел-политики до деловых путешественников, привлечения внимания к её преимуществам. Посредством этих же каналов удобно сообщать об изменениях и дополнениях в программе.
· Электронная почтанезаменима для решения простых задач, не требующих обсуждения. По почте можно легко договориться о встрече или задать вопрос, который не нуждается в быстром реагировании. Различные инструкции и документы тоже удобнее, по возможности, передавать по почте – это значительно сокращает временные затраты обеих сторон.
· Сервисы мгновенных сообщенийпозволяют существенно ускорить обратную связь, переведя ее в режим реального времени. Таким сообщением можно быстро отреагировать на действия сотрудника, если он, к примеру, забронировал более дорогие услуги, чем это предусмотрено тревел-политикой, что-то прояснить или внести корректировки.
· Срочные вопросы традиционно решаются по телефону или посредством более современной видео- и конференц-связи.Очень выгодный эффект присутствия и живого общения имеет все же и неудобство: неизбежная потеря части информации, переданной устно. Ключевые моменты (время, место, имена и т.д.) лучше прописать и продублировать собеседнику после разговора, во избежание недоразумений.
· Обсуждая вопросы коммуникации нельзя обойти стороной и личные встречи. Обсуждения, круглые столы за заданную тему, конференции, презентации — все эти средства активно используются в современных компаниях.
· Скоординировать сложные проекты, где задействованы несколько участников, поможет сервис для ведения списков дел. Такой сервис позволяет четко сформулировать задачи команды, распределить обязанности, кроме того, специальное приложение TimeTac позволяет указать время, отведенное на ту или иную задачу. Тщательное планирование, конечно, сначала потребует усилий, но в результате сэкономит участникам массу времени.
В помощь сотрудникам, уже находящимся в командировке, можно предложить несколько эффективных средств. Во-первых, это многочисленные мобильные и веб-приложения, позволяющие как систематизировать дела, так и проводить групповые конференции, и даже определять местонахождение участников группы. Во-вторых, оставшимся в офисе коллегам здорово облегчит жизнь онлайн календарь. С его помощью они будут оповещены о том, где сейчас находится их партнер, и как долго он будет отсутствовать. Необходимые задачи и документы тоже можно внести в календарь, избежав множества вопросов и ответов по электронной почте.
Помимо технической стороны коммуникативного процесса, очень важную роль играет личность менеджера и его умение донести информацию.Излагать данные необходимо доступно, коротко и ясно. Только тогда информация будет действительно принята адресатом к сведению и усвоена. Причем требования касаются и основного документа компании — тревел-политики. В дополнение к основному тексту тревел-политики полезно бывает сделать ее короткую версию, собрав выжимку из самых важных пунктов. Вероятность, что брошюру прочитают те, кого она касается, гораздо выше, чем в случае с официальным многостраничным документом. Так же структурно и предельно ясно следует размещать информацию в интранете, чтобы ее было легко найти и прочитать в случае необходимости. Рассылки рекомендуются только в случае серьезных обновлений.
Наконец, успеху всего предприятия по выстраиванию системы коммуникации в компании очень помогут общее позитивное отношение менеджера, дружеская, а не указательная, тональность в общении и хорошие навыки владения словом.
Разумеется, тревел-менеджер не бог и при всем своем старании не сможет сделать коммуникации эффективными, если сами бизнес-путешественики этому сопротивляются. Все-таки общение – двусторонний процесс. Но налаживание грамотной подачи информации и ее своевременной передачи– задача тревел-менеджера. От того, как она будет выполнена, зависят успех реализации тревел-политики и успех компании в целом.