Почему нужно контролировать бюджеты деловых поездок? Как контролировать? Какие механизмы контроля бюджетов деловых поездок существуют? 

Для крупных компаний, сотрудники которых совершают многочисленные командировки, оптимизация бюджетов деловых поездок может стать реальной необходимостью, так как бесконтрольная трата средств на поездки может привести к тому, что расходы компаний превысят реальные потребности. Расходует ли Ваша компания на деловые поездки больше средств, чем на самом деле нужно? Или вы думаете, что расходы на командировки достаточно невелики и можно продолжать тратить столько, сколько вы тратите сейчас? Можно ли сократить расходы? Какая будет экономия? Сколько вы сможете сэкономить за год, два, три? Сложно ответить на эти вопросы, если в вашей организации нет возможности контролировать бюджеты деловых поездок.

Если вы заинтересованы в сокращении затрат на организацию командировок и хотите иметь четкое представление о том, на что и как тратятся средства в вашей компании, необходимо научиться контролировать бюджеты. Иррациональное использование средств не может положительно влиять на ваш бизнес, даже если это касается деловых поездок. Однако оптимизация расходов может превратиться в достаточно трудоемкий процесс при отсутствии четких механизмов контроля и политики деловых поездок в организации. Правильно сказать, что механизмы контроля должны взаимодействовать с этой политикой, не позволяя совершать сотрудникам компании действия, которые будут идти в разрез с правилами, прописанными в корпоративной политике.  

Таким образом, первым шагом на пути к оптимизации бюджетов деловых поездок должна стать разработка свода корпоративных правил (политики деловых поездок), в котором будут установлены нормы для конкретной категории сотрудников. Если говорить в общих чертах, то данные правила будут определять, сколько ваш сотрудник может потратить на авиаперелет или железнодорожный билет, какой будет лимит на проживание в гостинице в том или ином городе (лимиты могут варьироваться в зависимости от места, например, проживание в Москве будет стоить несколько дороже, чем в Воронеже), каким классом (эконом, бизнес, первый) может лететь сотрудник. Политика может распространяться и на всю компанию, но, как правило, в крупных организациях выделяют категории сотрудников, каждой из которых назначаются свои правила. Правильно составленная политика деловых поездок и, что не менее важно, правильное ее исполнение могут значительно снизить расходы вашей организации. В среднем, если брать период до использования политики деловых поездок и период после ее применения, экономия может составлять 10, 20 или даже 30-40 процентов. За год компания, сотрудники которой совершают три поездки в день, может сэкономить несколько миллионов рублей. Среди факторов, которые будут влиять на эту экономию, ваша политика деловых поездок будет играть одну из главных ролей. 

Допустим, вы составили политику деловых поездок, прописали нормы и правила для различных категорий сотрудников, но есть ли уверенность в том, что эти правила всегда будут соблюдаться? Кто будет это контролировать? Без современных механизмов контроля политики деловых поездок, учета и анализа средств, выдаваемых на организацию командировок, желание сэкономить может превратиться в неподъемную задачу. 

Часто в организациях поездками сотрудников занимается один человек (секретарь или офис-менеджер), которому порой нет дела до анализа или поиска наиболее выгодного тарифа, которому нужно все «здесь и сейчас». Таким образом, без тщательного мониторинга цен и тесного взаимодействия с проверенными поставщиками услуг, соблюдение политики, особенно при больших объемах, может давать определенные сбои.  Задача обслуживающей организации заключается в создании максимально регламентированных условий, при которых соблюдение корпоративной политики заказчика будет наиболее эффективным. Например, вам просто не выпишут билет за десять тысяч рублей, если этого не позволяет ваша политика, даже если про это забыл человек, ответственный за организацию командировок в вашей компании.  В этом случае для выписки билета потребуется дополнительное согласование, без которого услуга не может быть оказана, в соответствии с предварительно установленными нормами. 

Еще сложнее могут обстоять дела в компаниях, где организацией поездок занимается не один человек, а несколько, а также в компаниях, где каждый сотрудник заказывает услуги для себя. Вы можете быть уверены, что ваш сотрудник выбрал максимально низкий тариф? Или лучше сформулировать так: вы уверены, что вашему сотруднику предложили наиболее оптимальный тариф? Только четкая схема и отлаженное взаимодействие с поставщиком услуг могут гарантировать наиболее эффективное выполнение правил политики деловых поездок. Грамотная реализация политики деловых поездок поможет организациям сосредоточиться на конкретных бизнес-задачах.  

Сервис TopClient.ru предоставляет все возможности для оптимизации бюджетов деловых поездок. Мы предлагаем инструменты, которые позволят вам быстро и просто настроить ценовую политику поездок. Вы сможете контролировать и отслеживать заказы в вашей организации и при необходимости скорректировать правила заказа услуг. Мы поможем вам соблюдать правила вашей политики деловых поездок и не выходить за рамки установленного бюджета. Компетентные специалисты сервиса TopClient.ru подберут для вас оптимальное решение, вне зависимости от того, какой услугой вы хотите воспользоваться. 

Технологические улучшения сервиса TopClient.ru являются нашей приоритетной задачей на ближайшее будущее. Мы надеемся, что наши клиенты оценят сервис, целью которого является автоматизация процессов управления заказами деловых поездок. Использование механизмов контроля выполнения заказов, в конечном счете, приводит к существенной экономии времени и денег для вашего бизнеса. 

Мы готовы предоставить более подробную информацию о сервисе деловых поездок TopClient.ru при личной встрече или по телефону.